Como criar uma Cotação

Como criar uma Cotação

Com o sistema de cotações, você pode fazer uma tomada de preços com seus fornecedores, e assim realizar as melhores compras.

Este módulo do Person Cloud esta disponível acessando:

Menu Compras – Submenu Nova Cotação





Na tela de cadastro de nova cotação, os seguintes dados:

Código: Não é preciso preencher, pois, o mesmo é preenchido automaticamente por nosso sistema. Lembrando que ele sempre irá seguir a sequência dos números.

Empresa: Deve informar sua empresa que está cadastrada no sistema.

Depósito: Selecione em qual depósito da empresa os produtos serão movimentados caso a compra seja confirmada.

Data: Será preenchido automaticamente, será a data que está sendo criada esta cotação.

Data Limite de Resposta: Deve informar uma data, que será o prazo para os fornecedores responderem sua cotação.

Status: O status será preenchido automaticamente pelo sistema.

Forma de pagamento: Informe como você deseja realizar o pagamento, caso seja realizada a compra.

Status de aprovação: Será preenchido automaticamente pelo sistema.

Após preencher os campos necessários, você irá adicionar os produtos que deseja que sejam enviados na cotação para o fornecedor. Para isso, localize o produto no campo de pesquisa e clique em Adicionar. Depois informe a quantidade de compra de cada item.




Logo abaixo, irá adicionar o fornecedor. Lembrando que eles devem estar cadastrados no sistema (acessando o menu lateral > cadastros > nova pessoa). Caso, quando adicionar o fornecedor na cotação e não aparecer o e-mail do mesmo, você poderá informar manualmente. Você pode selecionar mais de um fornecedor, e enviar a mesma cotação a todos eles, para verificar quem tem os melhores preços.




Seção Arquivos Anexos
Nesta seção você pode anexar documentos para que sejam enviados como anexo de e-mail aos fornecedores.

Depois de preencher todos os campos, você pode Salvar e enviar a cotação mais tarde, ou clicar diretamente em Enviar para que o e-mail seja disparado aos seus fornecedores.

 

Depois de preencher todos os campos, você tem três opções: 

  • Salvar e permanecer, que ao clicar irá salvar sua cotação e você irá permanecer na tela da cotação.
  • Salvar, que ao clicar irá salvar sua cotação e você será direcionada a listagem de cotações.
  • Mais ações, que ao clicar lhe dará a opção de enviar a cotação. Lembrando que somente será enviada a cotação por e-mail para seus fornecedores, se o e-mail estiver informado no campo de e-mail, quando adicionar o fornecedor.

Quando for enviado a cotação por e-mail aos seus fornecedores, você irá conseguir ter um controle pela listagem de cotações. Ou editando a cotação e expandindo o fornecedor.
Listagem de cotações:




Ao clicar em editar a cotação:

Depois de enviar a cotação, o sistema irá te dar a opção de cancelar a cotação e de reenviar a mesma se caso for preciso. Para isso, edite a cotação, acesse mais ações ao lado direito superior da tela > cancelar ou reenviar cotação.

Quando o cliente responder sua cotação, você terá quatro opções clicando em mais ações (ao lado direito superior da tela):

  • Cancelar a cotação: Cancelando a cotação, você será direcionado a tela de listagem das cotações e a mesma ficará cancela. Assim, não irá conseguir mais alterar a mesma.
  • Aprovar: Quando clicar em aprovar, irá abrir uma tela, para que você possa selecionar o fornecedor e os produtos que está aprovando para realizar a compra. Após isso, acessando mais ações (ao lado direito superior da tela),o sistema irá lhe dar a opção de gerar uma Ordem de Compra, Cancelar cotação, Reenviar cotação ou Finalizar cotação.
  • Reenviar a cotação: Esta opção, é se caso, você deseja reenviar novamente a cotação por e-mail ao fornecedor.
  • Recusar: A cotação será recusada, mas você terá a opção de reenviar a mesma para o fornecedor novamente.
Para verificar os valores que o(s) fornecedor(es) lhe passaram, você deve expandir o fornecedor para verificar os valores que o mesmo lhe passou.

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